Microsoft Word adalah sebuah program pengolah kata dengan fitur lengkap untuk sistem operasi Windows dan Macintosh yang dibuat oleh Microsoft. MS. Word termasuk ke dalam paket aplikasi Microsoft, dan merupakan program canggih yang memiliki kemampuan lengkap untuk segala jenis kegunaan pengolah kata dan menjadi program aplikasi pengolah kata yang paling banyak digunakan oleh semua pengguna komputer, sebab MS. Word memberikan fitur editing yang baik saat digunakan. Berikut adalah beberapa fitur editing yang sering digunakan:
a. Numbering
Berfungsi untuk memberi format penomoran secara otomatis. Menu numbering pada MS. Word terdapat pada menu HOME, dan submenu Paragraph.
Selain melalui menu Home, setting numbering dapat pula dilakukan dengan cara:
- Memblok daftar tulisan yang akan diberi penomoran
- Klik kanan pada mouse
- Kemudian pilih menu numbering
- Penomoran selesai dan hasil nya akan sama dengan yang menggunakan menu Home.
b. Spacing
Spacing berfungsi untuk mengatur jarak antar baris pada setiap paragraph. Menu untuk mengatur jarak ini berada pada Home, dan submenu paragraph.
c. Equation
Equation merupakan menu untuk mempermudah pembuatan rumus dalam Ms. Word. Letaknya pada menu Insert, dan submenu Equation. Dalam menu Equation, kita sudah dipermudah untuk membuat suatu rumus. Sebab dalam menu Equation, sudah dibuat beberapa format rumus sehingga kita hanya mengisinya dengan angka saja.
d. Page Number
Page Number adalah bentuk format yang akan memberikan penomoran pada setiap halaman. Menu Page Number terletak pada menu Insert, dan submenu header and footer.
Umumnya Page Number akan memulai nomor halaman 1 (satu) disetiap awal halaman [ada Ms. Word. Namun, kita bisa mengubahnya menjadi tidak bernomor halaman atau membedakan setiap penomoran halaman. Langkahnya sebagai berikut:
- Klik menu Page Number pada menu Insert
- Setelah itu pilih jenis format untuk letak penomoran halaman.
Bottom of Page: Meletakan nomor pada halaman bagian bawah
Page Margins dan Current Possition: Meletakan nomor secara manual
- Setelah selesai memilih letak penomoran, setiap halaman pada Ms. Word akan tercantum angka yang menunjukan halaman.
- Apabila halaman paling awal ingin diubah yang asalnya halaman ‘1’ menjadi ‘i’ maka klik footer pada halaman awal, kemudian akan muncul menu Design
- Centang pada kolom “Different odd & even pages”
- Setelah itu, blok nomor angka yang akan diubah
- Klik menu page number, pilih menu “format page number”
- Kemudian pilih formatan angka yang akan dijadikan nomor halaman awal
- Setelah selesai, klik 2kali diluar footer. Nomor halaman awal telah selesai
- Apabila halaman berikutnya akan dibedakan maka, taruh kursor pada huruf awal pada halam kedua,
- Klik menu “breaks” pada menu “Page layout”
- Kemudian pilih "Next Page"
- Klik kembali footer pada halaman kedua, setalah itu klik menu “link to previous”
- Setelah itu, blok nomor halaman yang akan diubah, kemudian klik “page number”
- Pilih “format page number” kemudian tentukan jenis penomoran dan huruh/angka awalnya.
- Kemudian klik "OK"
e. Mail Merge
Mail Merge merupakan menu yang dapat memudahkan pembuatan surat, yaitu pada pengisian surat yang memerlukan data banyak dan berbeda, contohnya seperti tujuan kepada siapa surat akan dikirim. Dengan adanya Mail Merge, nama orang yang akan dituju akan dengan mudah terisi pada surat walaupun daftar penerima banyak, hal ini dapat dilakukan dengan menu Mail Merge. Menu mail Merge terdapat pada menu Maillings, submenu “Start Mail Merge”. Berikut adalah cara penggunaanya:
- Buka dokumen surat yang akan di edit
- Untuk lebih mudah penggunaan Mail Merge, gunakan Ms. Excel dalam pembuatan daftar tabel nama untuk tujuan surat. kemudian simpan dokumen excel. Contoh:
- Setelah membuat daftar nama pada Ms. Excel, buka kembali lembart surat pada Ms. Excel.
- Pilih menu Mailings, dan pilih “Start Mail Merge” kemudan pilih ‘step by step Mail Merge Wizard”
- Pada tahap ini, akan muncul kotak dialog Mail Merge, kemudian klik menu “next starting document”
- Centang “use current document” kemudian klik next
- Centang pada lubang “use an existing list” kemudian pilih browse, dan cari dokumen excel yang berisi daftar nama yang telah dibuat, kemudian klik next kembali.
Langkah selanjutnya adalah letakan kursor pada bagian nama yang akan di isi- Pilih menu “insert Merge Field” (masih pada menu ‘Mailings’)
- Klik menu “preview Results” untuk memeriksa setiap nama tujuan surat
- Pengaturan Mail Merge telah selesai, dokumen dapat dicetak pada menu “Finish & Merge”.
